PluriDoc, per la gestione delle richieste di accesso agli atti

PluriDoc è la risposta di Plurimedia alla necessità di monitoraggio e condivisione di documenti in sicurezza, un’applicazione cloud-nativa già qualificata all’interno del marketplace AGiD per i servizi cloud.

Lavorando a stretto contatto con un ente pubblico ci siamo accorti di un innovativo utilizzo per PluriDoc: la gestione delle richieste di accesso agli atti.
Si tratta di un processo semplice, ma estremamente inefficiente se gestito manualmente, in quanto richiede molto tempo da parte di risorse qualificate.

Quando abbiamo concluso la nostra analisi funzionale delle richieste del cliente, ci siamo resi conto che PluriDoc corrispondeva già perfettamente.
Le principali necessità richieste erano:

• Nessun limite al numero e al formato dei documenti caricati
• La possibilità di limitare il periodo di tempo per il quale i documenti restano visibili ai cittadini in maniera automatica
• Monitorare accuratamente gli accessi e assicurare l’identità degli utenti
• Garantire la sicurezza e la riservatezza attraverso avanzati sistemi di crittografia.

Oltre a queste funzionalità di base con PluriDoc è possibile avvisare automaticamente gli utenti nel momento in cui gli viene dato accesso a un determinato documento, informando l’ente se le mail sono state visualizzate, se il destinatario ha cliccato sul link per scaricare il documente di interesse o se le mail non arrivano a destinazione correttamente.

Ogni accesso alla piattaforma PluriDoc è strettamente monitorato: l’ente avrà sempre sotto controllo l’intera situazione degli accessi, delle visualizzazioni, e dei caricamenti dei documenti.

La possibilità, infine, di limitare il periodo entro cui è possibile accedere ai documenti richiesti da parte degli utenti è l’ultimo tassello che ha reso PluriDoc adatto a questa applicazione. Una volta scaduto il tempo di fruibilità del documento l’accesso viene automaticamente rimosso.

Tutte queste caratteristiche fanno di PluriDoc una soluzione semplice e pronta all’uso, che può automatizzare e migliorare il processo di gestione delle richieste degli atti, con conseguente risparmio di ingenti risorse in termini di tempo e denaro, soprattutto vista la mole di richieste che gli enti pubblici devono smistare ogni giorno.